Kebijakan Privasi

1. Tentang KelolaQ

KelolaQ adalah platform pengelolaan pendidikan yang membantu institusi mengelola kegiatan akademik, komunikasi, administrasi, ujian, keuangan, sumber daya manusia, serta integrasi kanal komunikasi seperti Instagram dan layanan pihak ketiga lainnya.

Dalam penggunaan oleh sekolah, bimbingan belajar, atau institusi lain, institusi terkait dapat bertindak sebagai pihak yang menentukan data yang dimasukkan dan tujuan pemrosesannya. KelolaQ memproses data tersebut untuk menyediakan layanan sesuai konfigurasi dan kewenangan akun.

2. Data yang dapat diproses

Jenis data bergantung pada fitur yang digunakan. Data tersebut dapat mencakup:

• data akun seperti nama, alamat email, peran, dan informasi autentikasi;
• data institusi, cabang, kelas, jadwal, kehadiran, ujian, transaksi, dan administrasi;
• data siswa, orang tua/wali, staf, guru, dan kontak yang diberikan oleh institusi;
• pesan, identitas akun publik, lampiran, serta metadata percakapan dari kanal komunikasi yang dihubungkan;
• identifier teknis dari penyedia integrasi, seperti ID akun profesional Instagram, ID percakapan, ID pesan, dan token akses yang diperlukan untuk mempertahankan koneksi;
• data teknis dan keamanan seperti alamat IP, waktu akses, log aktivitas, informasi browser/perangkat, dan catatan error.

3. Data dari Instagram dan Meta

Jika pengguna atau institusi menghubungkan akun Instagram Professional melalui layanan Meta, KelolaQ dapat menerima data yang diizinkan oleh pengguna dan tersedia melalui Instagram API, termasuk identitas akun profesional, username, pesan langsung, identifier pengirim/penerima, status pesan, dan metadata yang dibutuhkan untuk menampilkan serta membalas percakapan di Omnichannel.

KelolaQ hanya menggunakan data tersebut untuk menjalankan fitur yang diminta pengguna, seperti menghubungkan akun, menampilkan percakapan, mengirim balasan, melakukan sinkronisasi, menjaga keamanan integrasi, dan menyelesaikan masalah teknis.

4. Tujuan pemrosesan

Data digunakan seperlunya untuk:

• menyediakan dan menjalankan fitur KelolaQ;
• mengautentikasi pengguna dan menerapkan hak akses;
• mengelola data akademik, operasional, komunikasi, dan administrasi;
• mengirim, menerima, serta mencatat komunikasi melalui kanal yang dihubungkan;
• mencegah penyalahgunaan, menjaga keamanan, dan melakukan audit;
• melakukan pemeliharaan, diagnosis gangguan, peningkatan performa, dan dukungan pengguna;
• memenuhi kewajiban hukum yang berlaku apabila diperlukan.

5. Pembagian data dan penyedia layanan

KelolaQ tidak menjual data pribadi pengguna. Data dapat diproses atau diteruskan kepada penyedia layanan yang memang diperlukan untuk mengoperasikan fitur, misalnya penyedia infrastruktur, pengiriman pesan, pembayaran, autentikasi, atau platform komunikasi yang dipilih institusi.

Apabila akun Instagram atau layanan Meta dihubungkan, pemrosesan pada sisi Meta juga tunduk pada ketentuan dan kebijakan Meta yang berlaku.

6. Penyimpanan dan masa retensi

Data disimpan selama masih diperlukan untuk memberikan layanan, menjaga catatan operasional dan keamanan, menjalankan kewajiban kontraktual, atau memenuhi kewajiban hukum. Masa retensi dapat berbeda berdasarkan jenis data dan konfigurasi institusi.

Ketika integrasi diputus atau akun dihapus, sebagian data dapat dihapus, dianonimkan, atau dipertahankan sementara apabila masih diperlukan untuk keamanan, pencatatan, pemulihan, penyelesaian sengketa, atau kewajiban hukum.

7. Keamanan

KelolaQ menerapkan pengendalian akses berbasis peran, pembatasan akses tenant/institusi, pencatatan aktivitas, dan langkah keamanan teknis serta organisasional yang wajar untuk membantu melindungi data dari akses, perubahan, kehilangan, atau pengungkapan tanpa izin.

Tidak ada sistem elektronik yang dapat menjamin keamanan mutlak. Pengguna juga bertanggung jawab menjaga kredensial akun dan segera melaporkan aktivitas yang mencurigakan.

8. Hak dan pilihan pengguna

Pengguna atau institusi dapat meminta akses, koreksi, pembatasan, atau penghapusan data sesuai kewenangan dan ketentuan hukum yang berlaku. Untuk data yang dikelola oleh institusi, permintaan tertentu mungkin perlu disampaikan terlebih dahulu kepada institusi yang bersangkutan.

Petunjuk penghapusan data KelolaQ tersedia di halaman Penghapusan Data.

9. Data anak dan siswa

KelolaQ dapat digunakan oleh institusi pendidikan yang memproses data siswa. Institusi bertanggung jawab memastikan adanya dasar, persetujuan, pemberitahuan, atau kewenangan lain yang diperlukan untuk memasukkan dan memproses data siswa melalui layanan.

10. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui untuk menyesuaikan perubahan layanan, integrasi, keamanan, atau ketentuan hukum. Versi terbaru akan tersedia pada URL ini dengan tanggal berlaku yang diperbarui apabila terdapat perubahan material.

11. Kontak

Untuk pertanyaan mengenai privasi atau penggunaan data di KelolaQ, hubungi rafiadjiepratama85@gmail.com.